L’envoi d’un SMS pour confirmer un rendez-vous est un excellent moyen d’arborer votre professionnalisme et votre sens du détail à votre client. De plus, envoyer un SMS de rendez-vous réduit le risque de non-présentation du client. Découvrez dans ce guide comment procéder pour la confirmation de rendez-vous.
Le contenu d’un SMS de confirmation de rendez-vous
En général, un SMS de confirmation de rendez-vous est destiné à rappeler l’heure, la date et le lieu de votre rencontre avec votre client. Confirmer un rendez-vous par SMS demande peu d’efforts et peut apporter plusieurs bénéfices.
La confirmation de rendez-vous par SMS est aujourd’hui l’outil le plus efficace pour minimiser les rendez-vous manqués. En fait, les SMS de notification sont faciles à mettre en place et très économiques. Aussi, ils permettent d’optimiser votre planning au quotidien.
Que doit contenir une confirmation de rendez-vous ?
Votre SMS de confirmation de rendez-vous doit inclure toutes les informations précises et essentielles à votre client. Il doit être clair et précis.
Vous pouvez l’adapter selon votre destinataire. S’il s’agit d’un nouveau client, le mieux serait de communiquer plus de renseignements particulièrement sur le lieu de la rencontre.
Par contre, un simple rappel suffit lorsqu’il s’agit de clients habituels. Cependant, n’hésitez pas à personnaliser le message.
Confirmation de rendez-vous : comment les envoyer ?
Vous pouvez envoyer les confirmations de rendez-vous sur les plateformes SMS dédiées aux entreprises qui souhaitent se connecter à leur audience. À cet effet, plusieurs solutions vous seront proposées :
Les API SMS
Vous pouvez envoyer vos confirmations de rendez-vous par SMS directement sur votre site internet, votre CRM, votre logiciel métier ou votre application grâce aux API SMS.
Ces outils sont simples et complets. Et ils sont compatibles avec les langages de programmation PHP, java, Python, Net, Visual basic, C#.
Le service web Zapier
Automatisez vos confirmations de rendez-vous par SMS grâce au service web Zapier. Il suffit de connecter votre compte télécom à votre agenda en ligne. Cette action est gratuite et sans développement.
Les logiciels de prises de rendez-vous
Votre logiciel de prise de rendez-vous et votre gestion de planning en ligne proposent l’envoi de confirmation de rendez-vous par SMS dans leur interface.
Si vous utilisez un logiciel qui n’intègre pas encore l’envoi de SMS, vous pouvez recourir à des professionnels pour y remédier.
Le bon moment pour envoyer une confirmation de rendez-vous
Vous pouvez envoyer une confirmation de rendez-vous dès que celui-ci est pris. Il est également possible de l’effectuer la veille ou 48 heures avant la date du rendez-vous. Quoi qu’il en soit, choisissez le moment opportun en fonction de la politique d’annulation de votre entreprise.
Si le client a l’occasion d’annuler son entrevue jusqu’à 24 heures auparavant, il est mieux d’envoyer l’e-mail de confirmation 48 heures à l’avance. Ainsi, vous évitez de lui faire payer des frais d’annulation. Cela représente aussi un avantage pour l’image de votre marque.Par ailleurs, si le rendez-vous est pris longtemps à l’avance, vous pouvez envoyer un SMS aussitôt après la prise de rendez-vous et envoyer un rappel la veille ou 48 heures avant la date prévue.